Школа начинающего библиотекаря

Начинающему библиотекарю!

Стать библиотекарем не сложно, для этого необходимо желание и широкий кругозор. Библиотекарь – это самая гуманистическая профессия, задачей которой является общение с читателями, пользователями услуг библиотеки, а так же осуществление многообразных технологических процессов и операций,    связанных с работой с документным фондом библиотеки с ее информационно-поисковыми системами.

Этика общения в библиотеке

Библиотечная профессия издавна привлекала к себе выдающихся деятелей общественной науки и культуры. Звание «библиотекарь» считалось чрезвычайно почетным, его удостаивались избранные люди. Но библиотека еще - и богатство государства. «Каждая книга, попавшая в библиотеку, служит великому делу - скоплению в стране богатств»,- справедливо писал А.П. Чехов. Библиотекари собирают это богатство, хранят и распространяют память не только своего народа, но поистине всего рода людского.

К.И. Рубинский отмечал ошибочность представления о легкости библиотечного дела, для которого достаточно общего образования. По его мнению, требованиям библиотечной профессии может отвечать лишь энциклопедически образованный человек. Сегодня мы характеризуем его как библиотекаря – библиографа широкого профиля, обладающего разносторонними знаниями. Таким образом, сегодняшний библиотекарь должен быть информатором, педагогом, социологом, психологом, организатором. Все эти качества поднимут социальную значимость нашей профессии. Возможность обладания этими качествами, в первую очередь, зависит от нас самих. Это каждодневная работа над собой, систематическое совершенствование профессионального мастерства.

В традициях отечественного библиотековедения - внимание к профессиональным качествам библиотекаря всегда рассматривать сквозь призму этических проблем. Уже в монастырских библиотеках средневековой Руси действовали моральные предписания, обязывающие библиотекаря помогать читателю в выборе книг, усвоении прочитанного.

Профессиональная мораль библиотекаря основывается на непосредственном общении с людьми, на постоянном внимании к их интересам, стремлении наиболее полно удовлетворить читательские запросы.

Библиотечная этика насыщена гуманистическими аспектами. Она регулирует поведение библиотекаря так, чтобы укреплялся его авторитет, раскрывалась общественная значимость профессии. Библиотекарю необходимо обладать нравственными качествами. Это составляет основу профессиональной морали библиотекаря и влияет на формирование только ему профессиональной присущей этики.

Профессиональная этика библиотекаря – это совокупность специфических требований и норм нравственности при выполнении им профессиональных обязанностей по обслуживанию потребителей информации. Она формирует у библиотекаря понятие своего профессионального долга и чести, прививает навыки культуры общения и высокого профессионализма.

Профессиональная деятельность, объектом которой выступают живые люди, образуют сложную систему нравственных отношений.

Особенностью труда библиотекаря является общение с читателями, коллегами, внешними организациями.

Какими качествами должен обладать библиотекарь, чтобы успешно выполнять работу по обслуживанию читателей и профессионально общаться с ними?
Общение в библиотеке – сложный процесс профессиональных отношений. Большую долю рабочего времени библиотекаря занимает повседневное общение с читателями.

Любую работу легко будет выполнять, если не только трудности иметь в виду, но и думать о преимуществах своей профессии. И действительно, перед нами проходит множество людей. Каждого надо обслужить, но от каждого можно и чему- то научиться. Общение способствует развитию таких ценных качеств, как самообладание, выдержка, наблюдательность, находчивость.

Вы узнаете о чужих вкусах, потребностях, оценках тех или иных вещей; вы слышите речь четкую и красивую, а порой невнятную и грубую.

В последнем случае вы должны будете решать задачу: как обезоружить резкого, нетактичного человека? Обезоружить своей корректностью. Здесь мы будем говорить не о соблюдении правил этикета, а о принятии этичного решения библиотекарем.

Процесс приветствия внесет коррективы в ролевую ситуацию (робкий читатель и уверенный в своей правоте библиотекарь, радушный библиотекарь и благодарный ему за приветливость читатель, равнодушный библиотекарь и раздраженный его невниманием читатель и т.д.). Тон обращения может быть разным. Важно, наличие чувства меры, такта библиотекаря. Приветливость и улыбка (пусть даже это и нелегкое дело после долгих часов работы) избавляют от неприятных ситуаций.
Общение библиотекаря и читателя начинается с приветствия. Это важная этикетная норма, которая определяет дальнейшие отношения собеседников.

Вежливость обязательна для всех, но для библиотекаря первое и обязательное условие. Это требует профессия библиотекаря, заставляющая его повседневно общаться с самыми разными людьми. Здесь речь идет уже об искусстве общения. Китайская пословица гласит: «Человек, не имеющий улыбки на лице, не должен открывать магазин». То же самое можно сказать и о библиотекаре. Добрый совет, теплое слово – половина успеха в диалоге.

В любом общении есть свои цели, средства, нормы и правила. Целью общения может быть необходимость в совместных трудовых действиях. Здесь в первую очередь проявляется необходимость в установлении деловой связи с партнерами.

Недоброжелательность, ссылки на чрезмерную занятость не что иное, как свидетельство профессиональной непригодности не слишком вежливого работника. Общение с ним раз и навсегда отбивает охоту брать литературу. Напротив, если тебя приветливо встречают, внимательно выслушивают и с готовностью помогают найти нужную литературу, обязательно становишься постоянным клиентом.

Недопустимы частные разговоры в присутствии читателя. Совершая это нарушение этикета, библиотекарь явно пренебрегает своими служебными обязанностями и выказывает - хочет он того или нет – пренебрежение к окружающим его людям.

Искусству общения необходимо учиться с первых дней работы в библиотеке. Следствием неумения общаться является то, что библиотекарь не умеет построить простой доверительный разговор, расположить к себе читателя. Более того, порой библиотекарь грешит бестактностью, резкостью тона, перебивает читателя, часто не в состоянии уловить нюансы его настроения. Все это приводит к неуважительному отношению к библиотекарю со стороны читателей, наносит вред престижу библиотеки.

Иногда приходится слышать, как библиотекари сетуют на некоторых «привередливых» читателей, доставляющих лишнее беспокойство. Между тем, эти читатели и есть подчас самые интересные хотя бы потому, что они заставляют самого библиотекаря «выворачиваться», использовать свои знания и возможности, оттачивать профессиональное мастерство.

Случается, что библиотекари, оторванные от работы с читателями, забывают о них, т.е. по сути дела перестают понимать подлинный смысл своей деятельности.

Бесспорно, что каждый библиотекарь должен пройти этап обслуживания читателей, чтобы потом лучше осмыслить любую внутреннюю работу библиотеки. Специфическая особенность профессии библиотекаря – умение свободно ориентироваться в литературе, с которой ему приходиться работать. Иной читатель имеет возможность читать куда больше библиотекаря, но отсюда вовсе не следует, что на стороне библиотекаря не может быть ряда специфических преимуществ. К ним относятся: отличная ориентировка в мире книг и путеводителях по ним, знание библиографических источников, умение использовать справочно-библиографический аппарат библиотеки и разыскивать наиболее полные сведения о необходимой литературе, сделав это быстрее.

Таким образом, знание фонда библиотеки является одним из важных факторов, влияющих на авторитет библиотекаря. Под этим понимается не только скорость, полнота и точность получения читателями информации, но и создание им комфортных условий для работы, производственная эстетика, учет психологических моментов. Современные требования к библиотечному персоналу стали более высокими. Доброжелательность, ответственность и компетентность важны сегодня как никогда. Результат работы каждой библиотеки зависит от хорошо организованной системы взаимодействия с читателями. В этой системе значительную роль играет библиотекарь, его профессиональный уровень, умение общаться с читателем. Если библиотекарь обладает даром убеждения, речевой культурой и приятными манерами – он имеет собственный имидж, который поможет ему поднять работу отдела библиотеки на более высокий уровень.

Профессия библиотекаря предполагает соблюдение этикета в одежде и во внешнем облике. Одежда библиотекаря соответствует внутренней культуре, зависит от конкретной ситуации, положения в обществе, возрасте и др.
Соблюдение этикета значительно влияет на авторитет библиотекаря, и облегчает работу с читателями.

Что такое библиотека?

Библиотека - это информационное, культурное, образовательное учреждение, располагающее организованным фондом документов и представляющее их во временное пользование абонентам, а также осуществляющее другие библиотечные услуги.

Основные функции библиотеки — информационная, культурная, образовательная, досуговая.

Абонент библиотеки — это физическое или юридическое лицо, зарегистрированное библиотекой как ее постоянный пользователь.

Библиотечная услуга — конкретный результат библиотечного обслуживания, удовлетворяющий определенную потребность пользователя библиотеки (выдачу и абонирование документов, предоставление информации о новых поступлениях, справки, выставки, консультации, массовые мероприятия и пр.).

Документ — социальная информация, зафиксированная на любом материальном носителе в целях ее хранения, распространения и использования.
Каждое структурное подразделение  библиотеки обязано вести учет:

а) читателей, б) выдачи литературы, в) посещений, г) массовых мероприятий, д) справочно-библиографической и информационной работы.

Учет читателей. Основной документ для учета читателей, посещений и книговыдачи является формуляр читателя. Общее количество читателей выясняется путем подсчета читательских формуляров.
Ежегодно (с 1 января) в массовых библиотеках проводится перерегистрация читателей. Это нужно для того, чтобы установить точное число читателей, т.к. некоторые читатели по разным причинам могут перестать пользоваться библиотекой в течение предыдущего года. Единицей учета читателей является лицо, зафиксированное в тетради регистрации читателя или формуляре читателя. Только эти два документа являются основанием для подсчета числа читателей.

Книговыдача – единицей учета выдачи документов и их копий является экземпляр, полученный пользователем по его запросу. Выданные пользователю документы отмечается в читательском формуляре.

Посещаемость - один из важнейших показателей, характеризующих не только объем работы библиотеки, но и читательскую активность. Единицей учета посещений является факт прихода читателя в библиотеку, зарегистрированный в формуляре читателя, контрольном листке.
Как записать читателя в библиотеку?

Читатель библиотеки — лицо, пользующееся библиотекой на основании официальной записи в установленных документах.

При записи в библиотеку посетитель предъявляет паспорт или заменяющий его документ.

Лица, временно проживающие в данном населенном пункте, записываются в библиотеку, как правило, без права выдачи литературы на дом.

На каждого читателя заполняется формуляр читателя. Формуляр содержит сведения о читателе и выданных изданиях и служит учетным документом выдачи литературы и анализа чтения.

На формуляре указывается порядковый номер читателя, который сохраняется за читателем до конца года.

В тех случаях, когда читатель берет книги для членов своей семьи, на каждого из них заполняется формуляр читателя, на обороте которого член семьи указывает: «Поручаю брать книги (такому-то). Дата. Подпись».

При записи читателя в библиотеку библиотекарь проводят с ним индивидуальную беседу, в ходе которой, помимо данных для заполнения читательского формуляра, выявляют его читательские интересы. Также библиотекарь должен провести экскурсию по библиотеке, в ходе которой он знакомит читателя с «Правилами пользования библиотекой».

Формуляр читателя рассчитан на использование в течение пяти лет. По мере заполнения вкладыш заменяется или дополняется новым, что позволяет наблюдать чтение отдельных категорий читателей в течение ряда лет. Использованные формуляры хранятся в библиотеке, не менее одного года.
Число читателей определяется по количеству читательских формуляров.

Ежегодно с 1 января производится перерегистрация читателей. При перерегистрации уточняются анкетные сведения о читателе, вносятся изменения.

На формуляре проставляются новый номер и дата перерегистрации. При изменении фамилии заполняется новый формуляр.

Как заполнить «Дневник библиотеки»?

Дневники являются основными учетными документами, где фиксируется вся робота библиотеки, причем работа с взрослыми читателями и читателями-детьми учитывается раздельно. Исправления и арифметические ошибки в дневниках не допускаются.

«Дневник библиотеки» состоит из 5 частей.

Часть 1. Учет состава читателей и посещаемости.

В первой части дневника дается количественная и качественная характеристика читателей и посещаемости. Она заполняется ежедневно по читательским формулярам.

Данные в столбце N 2 должны совпадать с тетрадью учета регистрационных номеров читательских формуляров.

Результаты работы за месяц суммируются и отмечаются в графе «Всего за месяц».

Данные графы «Всего за месяц» — это сумма граф «Состоит к началу месяца» и «Всего за месяц». Полученные данные переносятся на следующий месяц в графу «Состоит к началу месяца».

Часть 2. Учет выдачи книг, брошюр и журналов.

В этой части дневника дается количественная и качественная характеристика книговыдачи. Она заполняется ежедневно по читательским формулярам.

Результаты работы за месяц суммируются и отмечаются в графе «Всего за месяц».

Данные графы «Всего за месяц» — это сумма граф «Состоит к началу месяца» и «Всего за месяц». Полученные данные переносятся на следующий месяц в графу «Состоит к началу месяца».

Часть 3. Учет массовой работы

Часть 4. Учет работы с передвижниками и передвижек

Эта часть дневника не заполняется, т.к. работа фиксируется в специальном «Формуляре передвижной библиотеки».

Часть 5.  Работа с читателями-задолжниками

Сведения о работе с читателями-задолжниками берутся из читательских формуляров.

«Дневник детской библиотеки» также состоит из 5 частей и заполняется аналогично, за исключением Части 1.

Часть 1. Учет читателей и посещаемости заполняется ежедневно по читательским формулярам.

Как оформить книговыдачу?

Показатель выдачи характеризует активность использования библиотечного фонда читателями, эффективность массовой работы, проводимой библиотекой, объем и эффективность труда работников.

Книговыдача на абонементе фиксируется в читательском формуляре.

В читательском формуляре библиотекарь делает записи обо всех посещениях библиотеки читателем.

Библиотекарь обязательно ставит в формуляре свою роспись при возврате книг читателем.

Первичный учет книговыдачи осуществляется в «Дневнике библиотеки».

Единицей учета выдачи является каждый отдельный экземпляр. Учет проводится по числу выданных экземпляров, зарегистрированных в формуляре читателя
Выдача журналов объединенных в подшивку, учитывается в читательских формулярах по числу N или выпусков, полученных по его запросу.

Выдача газет учитывается в читательских формулярах по числу экземпляров или подшивок, выданных по запросу.

Например:

читатель запросил 2 номера газеты, несмотря на то, что ему выдали одну месячную подшивку газеты, выдача будет равна 2 экземплярам.

если читатель запросил одну подшивку газеты, то, несмотря на то, что он просмотрел несколько номеров, выдача будет равна одному экземпляру.

Выдача изоизданий (плакатов, репродукций, открыток, фотоматериалов), объединенных общей папкой или обложкой, учитывается в формулярах по числу папок или обложек.
Продление срока пользования выданными изданиями считается новой книговыдачей.

Источники.

http://www.publiclibrary.ru/librarians/issue/sbornik13-2.htm

Справочно – библиографическое обслуживание.

Справочно – библиографическое обслуживание (СБО) – это библиографическое обслуживание в соответствии с разовыми запросами. Термин «справочно – библиографическое обслуживание» закреплен в ГОСТ 7.0 – 99 «Информационно – библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения». СБО принадлежит к числу обязательных функций библиотек и служит удовлетворению прав пользователей на информацию о составе библиотечных фондов и содержащихся в них конкретных документах, консультационную помощь в поиске и выборе источников информации (Закон ФЗ «О библиотечном деле»).

СБО является одним из основных видов библиографического обслуживания и представляет собой совокупность процессов приема разовых запросов и вызванных ими библиографического поиска и выдачи пользователям библиографической и фактографической информации.

Единицей измерения содержания справочно – библиографического обслуживания является библиографическая справка. Технологически библиографическая справка включает в себя разовый библиографический запрос + библиографический поиск + ответ пользователю. Технологический подход мотивирует употребление термина «библиографическая справка» в сочетании с существительным «выполнение». В СБО справкой именуют также ответ пользователю. В этом значении слово «справка» употребляют в сочетании с существительным «выдача». Справочно – библиографическая служба сформирована в библиотеках с 1918 года. Широкое освоение компьютерно – сетевой технологии коренным образом меняет технологию СБО – резко возрастают оперативность и многоаспектность поиска, гораздо шире и разнообразнее используются информационные ресурсы.

Информационные потребности в справочно – библиографическом обслуживании эпизодически возникают в силу действия физических, экономических и информационных барьеров, когда пользователи библиотечных услуг не имеют возможности либо не умеют самостоятельно их удовлетворить. Тогда пользователи обращаются в библиотеки с разовыми запросами. Библиографические справки систематизируют аналогично классификации разовых библиографических запросов и подразделяют на тематические, уточняющие и адресные.

Тематическая библиографическая справка содержит библиографическую информацию по определенной теме. Выдача справок осуществляется в устной и письменной форме. Копии письменных ответов на тематические запросы сохраняются в фонде (архиве) выполненных справок. Нередко фонд выполненных справок становится основой новых библиографических пособий. Тематические справки занимают ведущее место в СБО, составляя 50-80 % от всех библиографических справок, выдаваемых библиотеками за год.

Уточняющая библиографическая справка устанавливает и (или) уточняет элементы библиографического описания, которые отсутствуют или искажены в запросе. Основные типичные ошибки в уточняющих запросах пользователей: а) искажения фамилии автора; б) сокращения и неточное название книг, периодических изданий; в) представление переводчика, составителя как автора книги; г) авторскую работу приняли за коллективную и наоборот; е) представление названия статьи, главы книги как названия самостоятельного произведения или издания. Уточняющие справки нередко связанны с деятельностью МБА: до 20 % поступающих по нему запросов нуждаются в предварительном поиске.

Адресная библиографическая справка устанавливает наличие и (или) местонахождение запрашиваемого документа в определенном фонде (ГОСТ 7.0-84). Главным условием ее выполнения является точное и в необходимой степени полное библиографическое описание документа. Если такового нет, то сначала проводится уточняющий поиск. При отсутствии нужного документа в данном фонде приходится обращаться к сводным каталогам, летописям и ежегодникам Российской Книжной Палаты, межбиблиотечному абонементу и т. д. В конечном итоге потребитель должен получить полное и точное описание нужного документа с указанием его нахождения в фондах данной библиотеки или библиотеках страны.

Фактографическая справка представляет собой ответ по существу запроса: сообщение точной даты, цифры, цитаты, изложение концепции, определение термина и т. п. Соответственно фактографический поиск предполагает выявление самих фактов. Для выполнения фактографических справок используются прежде всего энциклопедии, словари, справочники. Желательно, чтобы фактографическая библиографическая справка сопровождалась и необходимым библиографическим списком, что позволит потребителю убедиться в достоверности приведенных сведений, а также самому обратиться к первоисточникам.

Практикум «Организация справочно-библиографического обслуживания»

 

Учет библиотечного фонда.

Учет библиотечного фонда – это система регистрации и обобщения информации о величине, составе и движении документов, принятых в фонд библиотеки, и ведения документации по установленным правилам.
Учет библиотечного фонда независимо от способов его ведения – традиционных или с использованием компьютерных технологий – должен обеспечивать полноту и достоверность учетной информации, документированное оформление каждого поступления в фонд и выбытия из него.
Внутрибиблиотечный учет фондов служит основой для государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов.
Ответственность за правильную организацию учета библиотечного фонда возложена на администрацию библиотеки и ее сотрудников согласно должностным инструкциям.
Объектами учета библиотечного фонда являются документы, поступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независимо от вида документа и его материальной основы.
Документы, поступающие в фонд библиотеки, учитываются дифференцированно путем их подразделения на документы постоянного, длительного и временного хранения.
Основными единицами учета поступления в библиотечный фонд и выбытия из него являются:
- название;
- экземпляр.
Название – это каждое новое или повторное издание, отличающееся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления.
Экземпляр – это каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него.
Дополнительными единицами учета библиотечного фонда являются
- годовой комплект;
- метрополка;
- переплетная единица (подшивка).
Для отдельных видов документов устанавливаются специальные единицы учета.
Для журналов под экземпляром понимают номер, выпуск, а под названием – название издания за все годы его поступления в фонд, вне зависимости от изменения заглавия журнала и полноты комплекта.
Для газет основными единицами учета являются годовой комплект и название газеты за все годы ее поступления в фонд независимо от изменения заглавия газеты и полноты комплекта. Число годовых комплектов газет приравнивается к числу экземпляров.
К электронным документам относятся документы на съемных носителях (компакт-диски, флеш-карты); документы, размещенные на жестком диске компьютера библиотеки и доступные пользователям. Единицами учета электронных документов на съемных носителях являются экземпляр и название.
Учет документов в библиотеке ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета.

1. Суммарный учет

Суммарный учет – это учет библиотечного фонда группами поступающих или выбывающих из него документов по одному сопроводительному первичному документу (реестр, накладная, акт и т.д.) Если сопроводительный документ отсутствует, составляется акт приема.
(Примерная форма акта в Приложении № 1).
Регистрами суммарного учета документов библиотечного фонда является книга суммарного учета библиотечного фонда, листы суммарного учета библиотечного фонда, журнал. Допускаются различные модификации книги суммарного учета. Форма книги суммарного учета согласована с формами статистической отчетности и Дневником библиотеки, в котором ежедневно учитывают выдачу документов из фонда.
Независимо от вида учетного документа регистры суммарного учета содержат три взаимосвязанные части:
- часть I. Поступление документов в библиотечный фонд;
- часть II. Выбытие документов из библиотечного фонда;
- часть III. Итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец отчетного года.

I. Поступление документов в библиотечный фонд Часть
В первой части Книги учета фиксируются сведения о поступающих в
фонд документах, т.е. такие показатели, как:
- дата и номер записи;
- источник поступления;
- номер и дата сопроводительного первичного документа;
- количество поступивших документов (всего, а также по видам и
содержанию);
- стоимость.
Документы принимаются в библиотеку по первичным учетным документам (накладная, акт), включающим список поступлений.
Прием документов, поступающих в библиотеку без первичных документов на безвозмездной основе (обязательные экземпляры, депозитные экземпляры международных организаций, безвозмездные поступления из неизвестных и анонимных источников), оформляется актом о приеме документов.
Прием документов, поступающих в библиотеку от юридического, физического лица в виде дара с указанием его назначения для пополнения библиотечного фонда, оформляется договором пожертвования. К договору пожертвования прилагается акт приёма-передачи, которые передаются в бухгалтерию для принятия новых поступлений к бухгалтерскому учёту.

Оформление договора пожертвования обязательно в случаях, когда дарителем выступает юридическое лицо и стоимость дара превышает 3000 рублей. В остальных случаях решение принимается по согласованию между библиотекой и дарителем составляется акт о приеме пожертвования.

Прием документов от читателей взамен утерянных и признанных равноценными утраченным, оформляется актом о приеме документов взамен утерянных. В акте указываются фамилия, инициалы читателя, сведения об утерянных изданиях (регистрационный номер, краткое библиографическое описание издания, цена), сведения о принятых изданиях (краткое библиографическое описание издания, цена), подписи читателя и принимающей стороны.
Порядок учета предусматривает возможность отказа от обязательного ведения "Тетради учета изданий, принятых от читателей взамен утерянных" и ограничиться актами, которые должны стать первичными учетными документами в бухгалтерском учете. Выбытие утраченного издания оформляется актом о списании, поступление другого издания - актом о приеме. Акт о списании оформляется Комиссией по исключению документов по общим правилам списания, акт о приеме документов составляется подразделением библиотеки, принимающим издание взамен
утраченного, подписывается двумя сторонами: представителем библиотеки и читателем.
В то же время допускается при необходимости ведение "Тетради учета изданий, принятых от читателей взамен утерянных" с последующим оформлением сводного акта о приеме документов на основе нескольких записей в "Тетради…» Но такой акт должен оформляться комиссией по приему документов.

Прием издания взамен утерянного предполагает предоставление читателем замены, равноценной по художественной, научной, культурной значимости и стоимости, адекватной понесенному ущербу. Издание списывается по балансовой стоимости с учетом произведенных переоценок библиотечного фонда. Издание принимается по рыночной стоимости, которая не может быть ниже стоимости утраченного издания. По согласованию сторон допускается взамен утраченного издания получение двух и более изданий, совокупная стоимость которых не ниже стоимости утраченного.

II. Выбытие документов из библиотечного фонда Часть 2

Во второй части Книги учета отражается выбытие документов из библиотечного фонда. Исключение документов из библиотечного фонда допускаются по следующим причинам: утрата, ветхость, устарелость по содержанию, непрофильность.
Для отбора и исключения из фонда библиотеки документов создается комиссия. Ее состав утверждается руководителем учреждения.
Выбытие документов из библиотечного фонда оформляется Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда по форме (код по ОКУД 0504144).
В Акте о списании отражаются сведения о количестве и общей стоимости исключаемых документов, указывается причина исключения и направление выбытия исключаемых документов. Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда составляется комиссией по исключению документов из библиотечного фонда и служит основанием для отражения во внутрибиблиотечном, бухгалтерском и статистическом учетах библиотеки выбытия указанных объектов учета. Акт о списании является единой формой для оформления выбытия документов из библиотечного фонда, в том числе периодических изданий, числящихся на забалансовом счете.
В Акте о списании указывается причина, послужившая основанием для принятия решения о списании объектов библиотечного фонда (утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность) и мероприятие по исполнению решения о списании (передача в обменный фонд для дальнейшего перераспределения, безвозмездная передача другому учреждению, реализация (продажа) юридическому или физическому лицу, утилизация).
К Акту о списании прилагается список на исключение объектов библиотечного фонда, который включает следующие сведения: регистрационный (инвентарный) номер и шифр хранения документа, краткое библиографическое описание, цену документа, зафиксированную в регистре индивидуального учета документов, коэффициент переоценки, цену после переоценки и общую стоимость исключаемых документов. Для печатных документов временного хранения допускается замена списка книжными формулярами.
Исключенные из библиотечного фонда документы по причине ветхости, дефектности, устарелости по содержанию сдаются в пункты вторичного сырья. При отсутствии пунктов вторсырья или в случаях, когда сдача документов на переработку экономически нецелесообразна, библиотеки уничтожают исключенные документы на месте в присутствии лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда. В Акте о списании отражаются наименование, номер и дата документа, подтверждающего факт сдачи списанных объектов в пункт вторичного сырья, или акта об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда. Документ прилагается к Акту о списании со списком.
После завершения мероприятий, предусмотренных Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда, первый экземпляр Акта о списании со списком и документом, подтверждающим выбытие, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается в подразделении, осуществляющем учет библиотечного фонда.
Утвержденные акты со списками изъятых документов являются основанием для списания документов с учета. В инвентарных книгах, книгах суммарного учета библиотечного фонда делаются соответствующие отметки о списании документов с учета (проставляются номер и дата Акта о списании).
Из алфавитных и систематических каталогов изымаются карточки списанных документов. Соответствующие отметки в инвентарных книгах об исключении изданий из библиотеки, изъятие карточек из каталогов производятся в месячный срок после получения утвержденного акта.

III. Итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец отчетного года. Часть 3
Итоги движения фондов подводятся в книге суммарного учета библиотечного фонда (или другом регистре суммарного учета, принятом в библиотеке) на основании данных суммарного учета о поступлении и выбытии документов. Итоговые данные имеют четыре обязательных показателя: состояло на начало года, поступило за год, выбыло за год, состоит на конец года.
Сведения об итоговых данных фиксируются в форме государственной статистической отчетности и представляются для целей государственной статистической отчетности.

2. Индивидуальный учет

Документы, подготовленные к приему в библиотечный фонд, подвергаются первичной обработке и индивидуальному учету.
Регистрами индивидуального учета являются: регистрационная книга, регистрационная карточка периодических изданий. Допускается также регистрами индивидуального учета считать топографическую опись (каталог), учетный каталог. Под индивидуальным учетом понимают учет каждого конкретного экземпляра документа или каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки и подлежащего постоянному или длительному хранению. Индивидуальный учет документов осуществляется с помощью методов инвентаризации, когда каждому документу или названию документа присваивается индивидуальный инвентарный номер. А при выбытии документа – указывается номер акта о выбытии.
Индивидуальный учет документов может осуществляться так же путем их регистрации без присвоения инвентарного номера. Такому учету подлежат документы временного хранения, например, периодические издания.
Индивидуальный учет документов осуществляется путем присвоения каждому экземпляру документа регистрационного номера, иного знака в качестве регистрационного номера (системного номера компьютерной программы, штрих-кода и других). Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки. Регистрационные номера исключенных из фонда документов не присваиваются вновь принятым документам. Регистрационные номера
проставляются непосредственно на документах и отражаются в регистре индивидуального учета документов, принятом в библиотеке. Регистры индивидуального учета должны иметь заголовочные данные: наименование регистра, наименование организации, структурного подразделения. В регистр вписываются данные о каждом документе: дата записи в регистре, регистрационный номер, краткое библиографическое описание документа (автор, заглавие, том, часть, выпуск, место и год издания), цена документа, указанная в сопроводительном документе. Основным регистрационным номером является инвентарный номер - порядковый номер в инвентарной книге, присваиваемый документу при регистрации и проставляемый в определенном месте на документе.
Индивидуальный учет периодических изданий ведется в регистрационной картотеке периодических изданий, предназначенной для учета каждого названия и каждого экземпляра.
Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные штриховые коды, другие виды маркировки. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации. На документах, являющихся приложением к основному носителю и его неотъемлемой частью, проставляются те же реквизиты, что и на основном документе.
Инвентарная книга, которая традиционно ведется в библиотеках, остается основным видом регистра индивидуального учета.
Одним из технологических процессов формирования библиотечного фонда является его проверка, через которую реализуется контрольная функция учёта фонда. Проверка фонда – это определение наличия зарегистрированных в учётной документации изданий и других документов в библиотечном фонде. Проверка библиотечного фонда предполагает сверку каждой единицы хранения (включая документы, выданные читателям и находящиеся на выставках) с применяемыми в библиотеке формами индивидуального учёта фонда с целью определения наличия зарегистрированных документов.
Проверка наличия документов библиотечного фонда производится в обязательном порядке: при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов; в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; при реорганизации или ликвидации библиотеки. Для проведения проверок
руководителем организации назначается комиссия, в состав комиссии должен входить представитель бухгалтерии.
В соответствии с новым Порядком учета плановые проверки в библиотеках с фондом до 50 тысяч единиц проверяются один раз в 5 лет.
Проверке подлежат все виды документов: рукописные, печатные, аудиовизуальные, электронные документы
В процессе проверки фонда производится также изучение фонда, осуществляется вторичный отбор документов, выявление ветхих, дефектных, устаревших по содержанию документов.
Проверка всего фонда или его части завершается составлением акта о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда, и приложением к нему списка документов, отсутствующих по неустановленной причине. В акте фиксируются сведения о количестве документов библиотечного фонда по данным учета; документов, имеющихся в наличии; документов, отсутствующих в библиотечном фонде по неустановленной причине. В акте также указываются номер и дата акта о проведении предыдущей проверки. Акт о списании с приложением списка документов, отсутствующих по неустановленной причине, подписывается председателем и членами комиссии и утверждается руководителем учреждения. Завершающий этап проверки – подведение итогов и оформление соответствующей документации – Акта о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда с приложением к нему списка документов, отсутствующих по неустановленной причине.
Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства.
Постоянно, до ликвидации библиотеки, хранятся регистры индивидуального и суммарного учета документов библиотечного фонда (регистрационные книги, инвентарные книги, книги суммарного учета, учетный каталог, топографические описи и каталоги). При физическом износе регистров индивидуального и суммарного учета документов возможно их копирование (репродуцирование, распечатка из автоматизированной системы) с заверением подписи должностного лица. Создание копии регистров индивидуального и суммарного учета документов не допускает уничтожение их оригинала. Все учетные документы библиотеки являются финансовыми документами строгой отчетности, оформляются заверительными (с указанием количества страниц) подписями руководителей и подлежат постоянному хранению.
В течение десяти лет хранятся Акты о списании исключенных объектов библиотечного фонда и акты о приеме-передаче списанных объектов библиотечного фонда.
В течение пяти лет хранятся первичные учетные документы, подтверждающие поступление документов в библиотечный фонд (накладные, акты о приеме, акты сдачи-приемки).
До окончания очередной проверки фонда хранятся акты о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда.
Учет библиотечного фонда – важнейшее условие его сохранности.

Организация и ведение алфавитного  каталога

Разработка, организация и проведение массового мероприятия